El problema
Lo que normalmente pasa
La matrícula está en un sistema, la cobranza en otro y los avisos a padres se mandan por WhatsApp sin saber quién los leyó. Las actividades de la tarde se llevan en una hoja de cálculo, la cuota del torneo se cobra en efectivo y el permiso del campamento viaja en la mochila. La cartera vencida se descubre tarde y la deserción, más tarde todavía.
La plataforma
Qué se controla
- Expediente del alumno: admisión, inscripción, documentos e historial académico
- Colegiaturas, becas, convenios, pagos en línea o referenciados y facturación CFDI 4.0
- Calificaciones, asistencia y generación de boletas, constancias y kárdex
- Actividades extraescolares, deportes y asesorías: cupos, horarios, instructores y cobro
- Eventos especiales: convocatoria, autorización del tutor, cuota, transporte y asistencia
- Control de salida: quién recoge a cada alumno y a qué hora le toca salir hoy
- Circulares y avisos a padres con acuse de recibido, en portal y app móvil
- Tableros de matrícula, cartera vencida, ocupación de actividades y riesgo de deserción
Módulos
Cada bloque, a detalle
La plataforma se arma por bloques y se arranca por etapas. Entra al que te interese y verás qué resuelve.
Expediente y control escolar
Un solo expediente por alumno, desde que la familia pregunta hasta que se gradúa.
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Calificaciones, asistencia y boletas
La captura del docente, convertida en boleta sin volver a teclear nada.
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Actividades extraescolares, deportes y asesorías
Fútbol, ballet, robótica y asesorías: con cupo, cobro y lista de salida.
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Eventos escolares y logística
El permiso deja de viajar en la mochila.
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Colegiaturas, cobranza y facturación
Cobrar por todos los canales y conciliar sin capturar dos veces.
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Admisiones y nuevo ingreso
Desde la primera llamada hasta la inscripción firmada.
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Comunicación con padres de familia
Avisar y saber quién leyó. No es lo mismo.
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Tableros de matrícula, cartera y deserción
Los números del colegio hoy, no los del cierre del mes pasado.
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Cómo se arma
Servicios que aplican en este sector
- Gestión escolar
- Plataformas de gestión corporativa
- Analítica y paneles de control
- Agentes de IA
Implementación
Cómo se pone en marcha
01
Diagnóstico y alcance
Revisamos cómo cobra, cómo evalúa y cómo comunica tu colegio hoy, y qué sistemas ya usa. De ahí sale el alcance de la primera etapa, cerrado y por escrito antes de empezar.
02
Migración de lo que ya existe
Alumnos, familias, adeudos, becas y convenios se cargan desde tus sistemas actuales o desde tus hojas de cálculo. El histórico que no se migra queda como archivo de consulta: no se pierde ni obliga a recapturar años anteriores.
03
Arranque por etapas
Primero el núcleo —expediente, cobranza y comunicación—; después las actividades de la tarde, los eventos y los tableros. Cada etapa entra a producción cuando la anterior ya se usa a diario.
04
Capacitación y acompañamiento
Se capacita por separado a control escolar, a docentes y a administración, porque no usan lo mismo. Después de la entrega seguimos con la operación: el ciclo escolar cambia y el sistema cambia con él.
El calendario se define contra tu ciclo escolar: lo natural es arrancar el núcleo entre ciclos y dejar las actividades de la tarde para el periodo siguiente, no forzar todo a la misma fecha.
Empecemos por el diagnóstico
Sin costo y sin compromiso: revisamos cómo opera tu organización hoy, dónde se están yendo las horas y los recursos, y qué conviene atender primero.