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Módulo
Actividades extraescolares, deportes y asesorías
Fútbol, ballet, robótica y asesorías: con cupo, cobro y lista de salida. El bloque que hoy no controla ningún sistema escolar de paquete. La clase de la mañana y la actividad de la tarde compiten por el mismo alumno, el mismo maestro, el mismo espacio y la misma hora — por eso viven en un solo calendario.
El problema
Lo que normalmente pasa
Las actividades de la tarde se llevan en una hoja de cálculo que actualiza una persona. La cuota del taller se cobra en efectivo y se anota en una libreta. Nadie detecta que el mismo niño está inscrito en natación y en asesoría de español el martes a las tres, ni que la cancha quedó apartada dos veces. Y a las dos de la tarde nadie sabe con certeza quién se va a casa y quién se queda.
El módulo
Qué resuelve
- Catálogo de actividades: tipo, grados elegibles, cupo mínimo y máximo, requisitos y esquema de cobro
- Grupos con instructor, espacio, horario recurrente, lista de inscritos y lista de espera
- Validación al inscribir: choque de horario con clase o con otra actividad, cupo lleno, requisitos y adeudo
- Apertura y cierre por cupo mínimo: si el taller no llega al mínimo no abre, y los cargos se revierten solos
- Sesiones que se cancelan, se reponen o cambian de sede, con aviso al tutor y ajuste del cobro
- Listas de salida que se arman solas: quién sale a las 14:00 y quién a las 16:30, hoy
- Instructores externos con expediente propio y acceso limitado a sus grupos
A detalle
Cómo funciona por dentro
Un solo motor de horarios
La clase curricular, el entrenamiento, la asesoría y el ensayo del festival compiten por cuatro recursos escasos: el alumno, el maestro, el espacio y la hora. Si viven en calendarios distintos, el conflicto se descubre el martes a las tres. En un solo calendario se detecta al momento de inscribir.
Las asesorías no son un taller
Son a demanda y uno a uno, así que se comportan distinto. El caso nace canalizado por el docente, solicitado por el padre u obligatorio por materia reprobada, y queda ligado a la calificación que lo disparó. El docente publica sus horas libres y la familia reserva, sin cadena de mensajes. Cada sesión deja bitácora: tema, avance y tarea. Y sale el reporte que hoy ninguna escuela puede armar: el promedio de la materia antes y después de las sesiones de asesoría.
Lo que por fin se puede medir
Ocupación por actividad y por espacio —qué taller no llena, qué cancha está muerta los martes—. Rentabilidad por actividad: cuotas cobradas contra honorarios del instructor y costo del espacio. Participación extraescolar cruzada con riesgo de deserción, porque el alumno que se sale de todas las actividades suele ser el que no reinscribe. Y las horas de instructor ya calculadas para el pago de honorarios.
Empecemos por el diagnóstico
Sin costo y sin compromiso: revisamos cómo opera tu organización hoy, dónde se están yendo las horas y los recursos, y qué conviene atender primero.